So berechnen Sie die Kosten für ein Hotelzimmer (Leitfaden + Excel-Tabelle)

Stellen Sie sich vor, ein Reiseveranstalter meldet sich morgen mit einem Angebot bei Ihnen und kauft alle im Laufe des Jahres nicht gebuchten Zimmer am Vortag zum Pauschalpreis.

Bingo - ein Traum! 

Maximale Auslastung für das ganze Jahr garantiert!

Allerdings steckt hinter dem Angebot eine nicht verhandelbare Bedingung: Alle nicht verkauften Zimmer werden für jeweils 35 € gekauft - Frühstück inklusive.

Was tun Sie? Nehmen Sie das Angebot an oder lehnen Sie es ab?

Einerseits sind 35 € wirklich wenig - aber multipliziert mit allen nicht belegten Zimmer, die in einem Jahr zusammenkommen, kommt einiges zusammen. 

Andererseits bringt all das auch zusätzliche Kosten mit sich, die Sie genau berechnen müssen, um am Ende des Tages nicht den Kürzeren ziehen.

Sie sollten sich also fragen: 

Was kostet mehr - ein Zimmer zu belegen oder es leer zu lassen?

Auch wenn dieses Szenario (möglicherweise) niemals eintritt, eröffnet die Antwort auf diese Frage Ihnen die Tür zu einem optimalen Preismanagement zu jeder Jahreszeit.

Hier erfahren Sie, wie das geht.

Die Kosten eines Hotels werden, wie Sie sicher wissen, in zwei Kategorien unterteilt: 

• Fixkosten
• Variable Kosten

Die Fixkosten tragen Sie unabhängig von der Zimmerbelegung ganz oder teilweise.

Kurz gesagt: Sie sind unabhängig von der Belegung.

Die variablen Kosten entstehen hingegen nur, wenn Sie Gäste haben. 

Sie variieren je nach Belegung und liegen bei null, wenn die Zimmer leer stehen.

Ergo? 

Wir haben einige Beispiele zusammengetragen, aber bitte beachten Sie: Es gibt keine einheitliche Zuordnung der Fixkosten und der variablen Kosten.

Diese hängt von der Logistik jedes Hotels ab und um zu verstehen, zu welcher der zwei Kategorien sie gehören, müssen alle Posten analysiert werden.

Wir haben hier die wichtigsten Posten aufgeführt, die normalerweise zu den Fixkosten gehören:

• Verwaltungspersonal
• Externe Verwaltungskosten
• Rezeptionspersonal
• F&B-Personal auf Vertragsbasis
• Wartungs- und Reinigungspersonal auf Vertragsbasis
• Nicht-operative Betriebskosten (Zinsen, Abschreibungen)
• Kredite, Mieten
• Grundpreis für Versorgungsleistungen, Pauschale für die Nutzung von Gemeinschaftsräumen, Außenbereiche und Restaurants, die der Öffentlichkeit zugänglich sind
• Flatrate-Abos (Internet)
• Rundfunkbeitrag und Kabelverträge
• Vertriebs- und Marketingkosten
• Mitgliedsbeiträge
• Versicherungen und Mieten

Um die Berechnung zu vereinfachen, empfiehlt es sich, zunächst die variablen Kosten zu ermitteln und anschließend die restlichen Ausgaben als Fixkosten zu betrachten.

Einige typische variable Kosten sind:

• Verbrauch im Zusammenhang mit der Nutzung des Zimmers und des Frühstücksservices (Energie, Wasser, Heizung, usw.)
• Wäschereikosten für Handtücher und Bettwäsche
• Kosten für Reinigungsmittel
• Reinigungspersonal (auf Minijob- oder Abrufbasis)
• F&B-Personal (auf Minijob- oder Abrufbasis)
• Kosten für Frühstückszutaten
• Kosten für Zubereitung und Servieren des Frühstücks
• Reparatur und Erneuerung von Einrichtung und abgenutzter Ausstattung

Das Ergebnis, das wir am Ende dieser mühsamen Arbeit erzielen möchten, sind die durchschnittlichen Kosten pro Zimmer und Nacht (auch CostPAR genannt).

Beginnen Sie mit der Berechnung der durchschnittlichen variablen Kosten: Berechnen Sie die jährliche Gesamtsumme der Posten, die Sie als variabel eingestuft haben, und teilen Sie sie durch die Gesamtzahl der in einem Jahr verkauften Übernachtungen. 

Sie können auch einen kürzeren Zeitraum in Betracht ziehen, aber in den meisten Fällen verändern sich die Zahlen nur geringfügig, wenn man ins Detail geht.

Ein Hotel mit 35 Zimmern, das variable Kosten von insgesamt 150.000 € pro Jahr und 7.500 verkaufte Übernachtungen im selben Zeitraum hat, erzielt folgendes Ergebnis:

150.000 € / 7.500 = 20 €

Die durchschnittlichen Kosten pro Zimmer würden bei 20 € pro Nacht liegen. Geschafft!

Genauso können Sie die durchschnittlichen Fixkosten berechnen. 

Hier gibt es zwei Methoden der Berechnung: eine über die Kosten pro „verkaufter“ Übernachtung und die andere über die Kosten pro „verfügbarem“ Zimmer.

Die Formel mit den Kosten pro „verkaufter“ Übernachtung ist ähnlich wie die für die Berechnung der variablen Kosten. 

Hätte dasselbe Hotel jährliche laufende Kosten in Höhe von 325.000 €, hieße die Formel:

Fixkosten / verkaufte Übernachtungen = durchschnittliche (Fix-)Kosten pro Zimmer und Nacht

325.000 € / 7.500 = 43,30 €

Wenn Sie die Kosten pro verfügbarem Zimmer berechnen wollen (was wir bevorzugen), ersetzen Sie die Zahl der verkauften Übernachtungen durch die Zahl der verfügbaren Zimmer im gleichen Zeitraum. 

In folgendem Fall stellen wir eine Berechnung auf Jahresbasis an. Wir verwenden die Anzahl der im Kalenderjahr tatsächlich verfügbaren Übernachtungen (z. B. 35 Zimmer x 300 Öffnungstage = 10.500 verfügbare Zimmer; je nach Situation können Sie natürlich auch einen längeren oder kürzeren Zeitraum zugrunde legen).

Die Formel lautet nun:

Fixkosten / verfügbare Zimmer = durchschnittliche (Fix-)Kosten pro Zimmer und Nacht

325.000 € / 10.500 = 31 €

Wo liegt der Unterschied zwischen den zwei Formeln?

Meist ist es eine persönliche Entscheidung, allerdings basiert der Wert pro verfügbarem Zimmer auf unveränderlichen Daten (Ihren laufenden Kosten und der Anzahl der Zimmer in Ihrem Hotel).

Der Wert pro verkauftem Zimmer basiert hingegen auf Ihren historischen Daten: Er ist nur dann zuverlässig, wenn die ihm zugrunde liegenden Verkaufszahlen ebenfalls zuverlässig sind, und hat nur Annäherungswert, wenn Sie ihn für eine Prognose verwenden.

Wenn Sie nun die durchschnittlichen Fixkosten und die variablen Kosten addieren, können Sie unserem hypothetischen Reiseveranstalter eine Antwort geben:

Durchschnittliche (Fix-)Kosten + durchschnittliche (variable) Kosten = durchschnittliche Kosten pro Zimmer und Nacht

43,30 € (Fixkosten nach verkauften Übernachtungen) + 20 € = 63,30 €

31 € (Fixkosten nach verfügbaren Zimmern) + 20 € = 51 €

Mit dem Pauschalpreis von 35 € pro Zimmer hätten Sie ein Defizit von 28,30 € bzw. 16 € pro Zimmer!

Lehnen Sie das Angebot also ab?

Das könnte ein Fehlschluss sein!

Ihre Fixkosten sind, sofern Sie nicht für einen bestimmten Zeitraum schließen wollen, als Ausgaben zu betrachten, die in jedem Fall anfallen, unabhängig davon, ob Sie die Zimmer belegen oder nicht.

Wenn Sie die variablen Kosten decken können und noch etwas übrig bleibt, müssen Sie also bedenken, dass dieses „Etwas“ zur Deckung eines Teils der Fixkosten dient. 

In unserem Beispiel hätten Sie bei einem erwarteten Umsatz von 35 € abzüglich der variablen Kosten von 20 € noch 15 € pro Zimmer. 

Diese 15 € würden das Minus von 31 € bzw. 43,30 € pro Tag, die Ihre nicht belegten Zimmer sonst kosten würden, teilweise decken.

Wenn Sie die Fixkosten nach den verfügbaren Zimmern berechnet haben, halbieren Sie praktisch ein sicheres Defizit.

Wenn Sie in einem Jahr 3.000 unverkaufte Übernachtungen haben, haben Sie 93.000 € Fixkosten (31x3000 €), die mit dieser Vereinbarung auf nur noch 48.000 € (16x3000) sinken würden, Sie sparen also 45.000 €.

Ganz zu schweigen vom Verkauf zusätzlicher Dienstleistungen vor Ort, möglicher Mundpropaganda, Disintermediation und den organisatorischen Vorteilen eines konstanten Arbeitsablaufs.

Ein solches Angebot wird Ihnen vielleicht nie unterbreitet, aber es wird sicherlich vorkommen, oder ist es schon einmal vorgekommen, dass Sie sich in einer ähnlichen Situation befanden.

Es gibt immer wieder Zeiten, in denen Sie aus verschiedenen Gründen das Hotel offen halten möchten oder müssen, auch wenn Sie die „Gewinnschwelle“ (oder „Break-Even-Point“, also den Punkt, an dem Erlös und Kosten gleich hoch sind) nicht erreichen. 

Aber jetzt wissen Sie, dass Sie selbst unter diesen Umständen die variablen Kosten pro Zimmer nutzen können, um Ihre Fixkosten so weit wie möglich zu senken. 

Um Ihre Arbeit zu erleichtern, haben wir eine Excel-Tabelle erstellt, mit der Sie die Fixkosten und variablen Kosten Ihres Hotels berechnen können.

Klicken Sie auf die Schaltfläche, um sie kostenlos herunterzuladen!