CALCOLO DEI COSTI

Come calcolare i costi in hotel (guida + foglio Excel)

Quanto ti costa mettere in vendita una camera? Come si calcolano i costi fissi e i costi variabili? Spieghiamo tutto in questo articolo (e ti forniamo anche un foglio Excel per calcolare i costi)

Come calcolare i costi in hotel - Smartpricing

Metti il caso che domani mattina un tour operator ti contatti per proporti un affare: tutte le camere invendute durante l’anno te le compreranno loro il giorno prima in formula vuoto per pieno.

Bingo, un sogno! 

Massima occupazione garantita per ogni giorno dell’anno! 

Ma ovviamente con la proposta c’è una condizione non negoziabile: compreranno l’invenduto a € 35 a camera con la colazione inclusa, prendere o lasciare.

Che fai? Accetti o rifiuti? Bel dilemma!

Da una parte € 35 sono davvero pochi, ma moltiplicati per tutte le camere vuote che hai in un anno diventano un sacco di soldi. 

D’altro canto, tutto questo ti porta anche tanti costi in più che è necessario calcolare con precisione per evitare che alla fine della fiera sia tu a rimetterci (sarebbe il colmo, no?).

La domanda che giusta da porsi è: 

quanto mi costa occupare una camera piuttosto che lasciarla vuota?

Anche se questo scenario non ti capiterà mai (probabilmente), conoscere la risposta a questa domanda ti aprirà le porte ad una gestione ottimale dei prezzi in tutti i momenti dell’anno.

Vediamo quindi come fare.

Calcolare i costi fissi e i costi variabili

Quello che devi sapere è che i costi di un hotel si dividono in due categorie: 

  • Costi FISSI
  • Costi VARIABILI

I costi fissi rappresentano quelle spese che devi sostenere in tutto o in parte indipendentemente dalla presenza o meno di ospiti nelle camere. 

Insomma, non variano al variare dell’occupazione.

I costi variabili, al contrario, sono i costi che sostieni in base alla presenza dei clienti. 

In pratica variano proporzionalmente al variare dell’occupazione ed equivalgono a zero in assenza di camere vendute.

Qualche esempio? 

Ora te li do, sappi però che non esiste una ripartizione universale di costi fissi e variabili.

Dipende dalla logistica del singolo hotel e occorre analizzare ogni voce di costo per capire a quale delle due categorie appartiene.

Ad ogni modo, ecco le principali voci che solitamente fanno parte dei costi fissi:

  • Personale amministrativo
  • Costi esterni amministrativi
  • Personale ricevimento
  • Personale F&B a contratto
  • Personale manutenzione e pulizie a contratto
  • Costi aziendali non legati all’operatività (interessi finanziari, ammortamenti)
  • Mutui, affitti
  • Quota fissa delle utenze e consumo delle aree comuni, degli esterni e delle aree ristoro aperte al pubblico
  • Abbonamenti flat (internet)
  • Canone Tv e abbonamenti via cavo
  • Spese di Sales & Marketing
  • Quote associative
  • Assicurazioni e noleggi
Tabella calcolo costi fissi in hotel - Smartpricing

Se vuoi velocizzare il processo, ti consiglio di individuare prima i costi variabili e considerare tutto il resto costi fissi.

Alcuni costi tipicamente variabili sono:

  • Consumi legati all’uso della camera e del servizio di colazione (energia, acqua, riscaldamento)
  • Costi di lavanderia per asciugamani e lenzuola
  • Costi per i prodotti di pulizia delle camere
  • Personale di pulizia a chiamata
  • Personale F&B a chiamata
  • Costi materie prime per la colazione
  • Costi legati alla preparazione e al servizio della colazione
  • Riparazione o rinnovamento di arredi e attrezzature usurate
Tabella calcolo costi variabili in hotel - Smartpricing

Calcolo del Costo Camera Medio per notte

Il risultato che ci interessa ottenere al termine di questo certosino lavoro è il Costo Medio per Camera per notte (detto anche CostPAR).

Inizia calcolando il Costo Variabile Medio: somma il totale annuo delle voci di costo che hai classificato come variabili e dividilo per il totale annuo di camere vendute. 

Puoi usare anche una scala temporale inferiore all’anno se vuoi, ma nella maggioranza dei casi entrare nel dettaglio sposta le cifre davvero di poco.

Quindi se avessimo una struttura di 35 camere che spende in totale € 150.000 l’anno di costi variabili a fronte di 7.500 notti vendute nello stesso periodo, avremmo:

€ 150.000 / 7.500 = € 20

Il Costo Variabile Medio per camera sarebbe di € 20 a notte, fatto!

Allo stesso puoi calcolare il Costo Fisso Medio

A dire il vero ci sono due modi per farlo a seconda che si utilizzi il costo per camera “venduta” o quello per camera “disponibile”.

La formula per la camera “venduta” è analoga a quella del costo variabile. 

Se la stessa struttura di prima avesse un totale di costi fissi annui di € 325.000 avremo:

Totale costi fissi / Totale camere vendute = Costo (Fisso) Medio per Camera per notte

€ 325.000 / 7.500 = € 43,30

Nel caso volessi calcolare il costo per camera disponibile (io ad esempio lo preferisco), sostituisci il “totale camere vendute” con il numero di camere disponibili nello stesso periodo. 

In questo caso il calcolo è su base annuale, perciò userai il numero di notti effettivamente disponibili nell'anno solare (per esempio 35 camere x 300 giorni di apertura = 10.500 camere disponibili, ovviamente in base alla tua situazione baserai il calcolo su un periodo più o meno lungo).

Così avrai:

Totale costi fissi / Totale camere disponibili = Costo (Fisso) Medio per Camera per notte

€ 325.000 / 10.500 = € 31

Ma che differenza c’è tra le due formule?

Per lo più è una preferenza personale, però si può dire che il valore per camera disponibile si basa su dati invariabili (le tue spese fisse e il numero di camere della tua struttura).

Il valore per camera venduta si basa invece sui tuoi dati storici: è affidabile solo se lo sono anche i dati di vendita su cui si basa, ed è meramente ipotetico se lo utilizzi per una previsione futura.

Bene, una volta che hai sommato il costo fisso medio e il costo variabile medio, puoi dare risposta al nostro ipotetico Tour Operator:

Costo (Fisso) Medio + Costo (Variabile) Medio = Costo Medio per Camera per Notte

€ 43,30 (costo fisso su camere vendute) + € 20 =  € 63,30

€ 31 (costo fisso su camere disponibili) + € 20 = € 51

Sapendo di dover vendere la camera per € 35, ti ritroveresti con un passivo di € 28,3 o di € 16 a camera!

Rifiuti con decisione la proposta?

Aspetta, rischi di commettere un errore!

I costi fissi, salvo che tu non voglia chiudere per certo un periodo, vanno considerati una spesa che sosterrai in ogni caso, che tu occupi o meno le camere.

Devi quindi considerare che se riesci a coprire il costo variabile e ti rimane ancora qualcosa, quel qualcosa va a coprire parte dei tuoi costi fissi. 

Nel nostro esempio, con un ricavo prospettato  di € 35 meno il costo variabile di € 20, avresti ancora € 15 a camera. 

Questi € 15 coprirebbero parzialmente il “debito” di € 31 o € 43,3 al giorno che altrimenti le tue camere invendute andrebbero a costare.

Se hai calcolato i costi fissi in base alle camere disponibili, stai in pratica dimezzando un passivo certo.

Se in un anno hai 3000 camere invendute, hai € 93.000 di costi fissi (€ 31x3000) che scenderebbero con questo accordo a “soli” € 48.000 (16x3000), un risparmio utile di ben € 45.000.

Senza contare la rivendita in loco di servizi extra, il possibile passaparola, la disintermediazione e i benefici sull’organizzazione di un flusso di lavoro costante.

Conclusioni

Una proposta del genere magari non ti capiterà mai, ma ti capiterà sicuramente, o ti è già capitato, di trovarti in condizioni simili.

Ci sono sempre periodi in cui per svariati motivi non puoi o non vuoi rinunciare a tenere aperta la struttura, anche se non arrivi al “punto di pareggio” (o break even point, il punto dove copri il totale dei costi fissi e variabili). 

Ma adesso sai che anche in quelle circostanze puoi prendere a riferimento il costo variabile per camera e utilizzarlo per puntare a ridurre più che puoi i tuoi costi fissi. 

Per facilitarti, ho preparato un foglio Excel dove calcolare i costi fissi e variabili della tua struttura ricettiva.

Clicca sul pulsante per scaricarlo gratuitamente!

Andrea Martelli - Consulente Hospitality e Revenue Manager

Andrea Martelli

Revenue Manager

Offro consulenza e servizi per strutture ricettive