CALCOLO DELLO STORICO

Come ricavare lo storico della tua struttura e prevedere il futuro (+ foglio Excel)

Guida introduttiva alla raccolta dei dati storici per strutture ricettive senza usare un PMS. In allegato trovi un foglio Excel per calcolare lo storico.

Come ricavare lo storico della tua struttura e prevedere il futuro (+ foglio Excel)

Gestisci una struttura ricettiva? Ti stai domandando se esiste un metodo semplice per fare previsioni e migliorare gli utili

Certo che esiste!

L’attività di raccolta ed elaborazione dei dati storici di rendimento è alla base del Revenue Management e serve proprio a questo. Nelle prossime righe vedremo come ricavare lo storico senza usare un gestionale (PMS).

Cos’è lo storico e perché è importante

Lo “storico” di un’attività ricettiva è l’insieme dei dati delle performance passate. Questi dati possono essere più o meno dettagliati a seconda di come sono stati registrati, ma potenzialmente qualunque numero del passato può rappresentare un’utile fonte di informazioni. 

Attraverso l’analisi di tali informazioni, che spesso non vengono sfruttate come dovrebbero, è possibile capire meglio la natura del mercato di riferimento e prevedere con maggiore precisione il suo comportamento futuro. 

Il mercato di riferimento è l’insieme di potenziali clienti e competitors della tua struttura ricettiva ed è importante conoscerlo il più a fondo possibile. Una strategia commerciale che sfrutta la conoscenza del mercato e ne anticipa l’andamento è immensamente più efficace e redditizia di una che si limita a seguirlo e subirlo.

Chi riesce a fare la previsione più accurata ha dalla sua un vantaggio strategico più grande rispetto ai competitor, ma per arrivare a tale accuratezza serve analizzare e raccogliere tanti dati. 

Vediamo allora quali sono quelli indispensabili e come raccoglierli nel modo giusto grazie al nostro file Excel.

La produzione

La produzione non è altro che l’ammontare dei ricavi prodotti dalla tua attività ricettiva. È quella che viene comunemente chiamata “fatturato” e puoi usare anche tu questo termine, facendo però attenzione a un aspetto: quando nel revenue si parla di ricavi non ci si riferisce mai alla data o periodo di “fatturazione” o di “incasso” effettivo, ma alla data di produzione.

Esempio: se la tua camera o appartamento è sul mercato a €100 al giorno ed un cliente che soggiorna dal 3 al 10 giugno ti paga € 700 al check-out il giorno 10 giugno, ai fini dell’ottimizzazione dei ricavi non ti interessa registrare € 700 sotto al 10 giugno, ma € 100 sotto al 3,4,5,6,7,8 e 9. Il 10 giugno anzi, se non arriva un altro cliente segnerai €0!

Poiché lo scopo del Revenue Management è migliorare la vendita del tuo servizio, tutti gli aspetti meramente amministrativi non sono presi in considerazione.

Quello che dunque dovresti fare seguendo il criterio dell’esempio è segnare sul foglio excel la produzione relativa ad ogni giorno dell’anno solare. Se hai diverse tipologie di camera/appartamento l’ideale sarebbe riportare il dato differenziato per ciascuna tipologia.

Calcolo della produzione per tipologia di camere su base giornaliera - Smartpricing

Puoi anche decidere di semplificare il lavoro registrando la produzione su base settimanale o mensile anziché giornaliera, oppure eliminando la suddivisione per tipologie di camere. I dati che ne seguiranno saranno sicuramente più approssimativi, ma è comunque meglio che non registrarli affatto.

Calcolo della produzione per tipologia di camere su base mensile - Smartpricing

In questo caso ti troverai con prenotazioni “a cavallo” della settimana o del mese e dovrai determinare dove segnare la produzione.

Un metodo comune è quello di scegliere per “convenzione” di attribuire la produzione sulla base della data di check-out o di check-in, ma anche così non sarai del tutto al riparo da alcune alterazioni.

Esempio: se hai una prenotazione dal 20 di giugno al 1 di luglio e scegli la data di check-out per l’assegnazione della produzione sul mese, trasferirai praticamente 10 giorni di produzione mensile da giugno a luglio con il rischio di avere un dato davvero poco significativo per essere utilizzato nel futuro.

In questi casi conviene usare il buon senso e decidere di volta in volta dove assegnare la produzione.

L'occupazione

Un altro caposaldo dello storico è l’occupazione, cioè quante camere/notti hai venduto. Questo concetto è abbastanza semplice da ricavare, ti basta registrare il numero di camere vendute e il numero di camere disponibili per ogni periodo di riferimento.

Camere disponibili e camere vendute nel periodo di riferimento - Smartpricing

Il numero di camere disponibili (detto anche “contingente”) serve a stabilire il tetto massimo di occupazione del periodo e insieme alle camere vendute compone la formula del tasso di occupazione, uno degli indici di rendimento principali del Revenue Management.

Camere Vendute / Camere Disponibili = % occupazione

Se in teoria le camere disponibili sono sempre le stesse, in pratica capita che alcune siano temporaneamente non in vendita (ad esempio per un guasto tecnico). In questi casi adeguare il numero di camere disponibili serve a valutare correttamente la percentuale di occupazione raggiunta e valutare in maniera oggettiva la performance della struttura.

Se sceglierai di registrare i dati su base settimanale o mensile dovrai anche in questo caso decidere come gestire le prenotazioni “a cavallo”, possibilmente optando per una modalità coerente con quella scelta per la produzione.

Esempio: se scegli la data di check-out per l’assegnazione della produzione sul mese, allora dovresti fare lo stesso per l’occupazione. In questo modo avrai gli indici di performance coerenti (li vedremo tra poco).

I principali indici di rendimento (KPI) all'interno dello storico: tasso d'occupazione, ADR, RevPAR - Smartpricing

Gli indici di rendimento (KPI)

A questo punto hai raccolto i dati più importanti e puoi passare all’analisi degli stessi.

Il primo passo dell’analisi è trasformare il dato in “indice di rendimento” (detto anche KPI, “Key Performance Indicator”). Gli indici di rendimento basilari del Revenue Management sono:

  • il Tasso di Occupazione
  • l’ADR
  • il RevPAR

Il tasso di occupazione l’abbiamo già trattato nel paragrafo precedente, vediamo ora gli altri due.

L’ADR

La tariffa media giornaliera” (Average Daily Rate) ci dice a che importo medio stiamo vendendo le nostre camere nel periodo in oggetto. Questo parametro serve soprattutto per misurare le tue performance rispetto al mercato di riferimento, competitor in primis.

Formula ADR: Produzione / Camere Vendute = ADR

Il RevPAR

Il ricavo per camera disponibile (Revenue Per Available Room) è l’indice di rendimento più importante per due motivi:

  • riassume in un unico valore l’efficacia della tua strategia commerciale;
  • permette di comparare i risultati di diverse strutture ricettive indipendentemente dalle dimensioni e, entro certi limiti, dalla categoria.

Puoi ottenere questo indice attraverso due formule: 

ADR x %Occupazione = RevPAR

oppure

Produzione Struttura / Camere disponibili = RevPAR

Il RevPAR è a tutti gli effetti l’indice di rendimento assoluto per la tua strategia commerciale aziendale. L’ADR e l’occupazione infatti, se presi individualmente non offrono certezza che al loro aumento anche il fatturato cresca. Il RevPAR si muove invece in maniera direttamente proporzionale al fatturato complessivo. 

Un obiettivo certo della tua strategia quindi deve essere quello di incrementare il valore del RevPAR della tua struttura.

Calcola gli utili

Come ben sai, un’impresa non è fatta solo di numeri in campo positivo (purtroppo), ma anche di tanti numeri in campo negativo, cioè le spese.

Per rendere lo storico uno strumento efficace, è importante mettere in relazione i ricavi con i costi. Senza addentrarci troppo nell’argomento, che puoi approfondire leggendo il nostro articolo su come calcolare i costi nella tua struttura, limitiamoci a dire che anche per i costi devi fare un attento lavoro di raccolta dati.

Una volta raccolti questi dati, puoi ottenere degli  indici equivalenti a quelli visti per i ricavi e metterli in relazione per misurare la redditività della tua attività. 

I principali sono il CostPAR e il GopPAR.

CostPAR (il lato oscuro del RevPAR)

Il CostPAR è il Costo Medio per camera per notte (Cost Per Available Room).

Lo puoi ottenere calcolando il totale dei costi per un periodo (giorno, settimana, mese) e dividendolo per il numero di camere disponibili.

Costi Operativi / Camere Disponibili = CostPAR

Mettendo a confronto il CostPAR con il RevPAR puoi ottenere il GopPAR, cioè i tuoi utili.

GopPAR

Detto anche Margine Operativo Lordo per camera disponibile, il GopPAR è davvero l’indice definitivo perché ti dà un colpo d’occhio immediato sulla differenza tra costi e ricavi. 

Come il RevPAR rappresenta un parametro assoluto di rendimento, ma a differenza di questo non indica la capacità della struttura di generare fatturato, bensì l’utile.

Se il GopPAR cresce, l’utile della tua attività aumenta, mentre se il GopPAR scende, l’utile diminuisce. 

Per ottenere il GopPAR puoi dividere la differenza tra ricavi e costi operativi per il numero di camere disponibili:

(Ricavi - Costi) / Camere disponibili = GopPAR

oppure sottrarre il CostPAR al RevPAR

RevPAR - CostPAR = GopPAR

Ricavare queste informazioni senza un gestionale è sicuramente dispendioso, ma anche fondamentale per gestire la tua struttura in modo efficace.

Solo guardando i dati puoi avere consapevolezza delle tue performance, apportare dei miglioramenti nei periodi meno redditizi e intuire come evolveranno le prenotazioni in futuro.

Per rendere questo compito più semplice, scarica il nostro file Excel per calcolare lo storico della tua struttura ricettiva!

Andrea Martelli - Consulente Hospitality e Revenue Manager

Andrea Martelli

Revenue Manager

Offro consulenza e servizi per strutture ricettive