L’indice OTB: cos’è, quanto è importante e perché dovrebbe interessarti

Dopo il biennio 2020-21, segnato da incertezze e imprevedibilità per gli effetti della pandemia, la situazione sembra finalmente tornare verso la normalità.

Nel primo semestre del 2022 infatti si sono registrati dati importanti per le strutture ricettive in Italia, sia per quanto riguarda il fatturato che l’occupazione.

Segnali positivi si sono avuti anche per la finestra di prenotazione (booking window) che si sta piano piano allungando sempre di più.

Infatti, da qualche mese a questa parte, il trend in atto mostra come sempre più clienti abbiano ricominciato a prenotare con largo anticipo.

Un dato notevole, questo, che indica come la fiducia delle persone e la voglia di viaggiare stiano tornando ad un livello pre-pandemia.

In questo contesto diventa essenziale monitorare le performance della tua struttura ricettiva al fine di massimizzare il fatturato e recuperare il più possibile i mancati guadagni degli ultimi due anni. 

Per far ciò, dovresti considerare alcuni fattori importanti di Revenue Management, come quelli citati nell’articolo “Prezzi perfetti: i 5 indicatori da tenere d'occhio per vendere più camere a prezzi più alti”. 

Oltre a questi, un indicatore che torna ad acquisire sempre più importanza è l’OTB (dall’inglese “on the books”), il quale ti permette di valutare la performance della tua struttura in ottica futura.

Ma cos’è e perché è importante? 

L’OTB - letteralmente “Business On The Books” - è una metrica previsionale che si riferisce alle date future di una struttura (da oggi/domani in avanti).

In sostanza, l’OTB mostra l’occupazione e il fatturato maturati ad oggi e previsti per il futuro al lordo di eventuali cancellazioni.

Durante il biennio della pandemia, l’OTB aveva perso il proprio valore: infatti i turisti tendevano a prenotare sotto data (last minute se non addirittura last second) e i valori forniti non consentivano di programmare e pianificare una strategia commerciale di lungo periodo. 

Adesso, invece, grazie ad una situazione di “quasi” normalità, l’OTB è tornato alla ribalta.

Ecco quali sono i motivi per cui dovresti considerarlo nella tua strategia di Revenue Management. 

Sfruttare le potenzialità dell’OTB dovrebbe essere un’attività prioritaria di ogni albergatore.

Soprattutto se non si ha intenzione di svendere le proprie camere e perdere così centinaia o addirittura migliaia di euro di fatturato.

Ecco quindi tre modi attraverso i quali l’OTB può aiutarti a comprendere meglio le perfomance della tua struttura e migliorare le tue entrate: 

Occupazione e booking pace

Uno dei modi più efficaci di utilizzare l’OTB è quello di monitorare questo dato giorno dopo giorno. In questo modo non solo puoi analizzare la performance in termini di occupazione e fatturato, ma anche la “booking pace”.

La booking pace non è altro che la velocità con la quale si materializza la domanda per una data specifica, durante un periodo specifico.

Ad esempio: ipotizziamo che oggi sia il 5 giugno 2022 e che per il 25 dello stesso mese la tua struttura abbia un 45% di occupazione.

Per sapere se questo dato ti soddisfa, devi confrontarlo con altri dati come:

• l’obiettivo iniziale che pensavi di raggiungere (forecast o previsione);
• il risultato dell’anno o degli anni precedenti;

Se osservando il risultato dell’anno precedente ti accorgessi di aver ottenuto il 40%, potresti già ritenerti soddisfatto della performance attuale. 

Tuttavia, ti consiglio di andare nel dettaglio e analizzare la presenza o meno di fattori esterni che potrebbero “sporcare” i tuoi dati (eventi pubblici, meteo, restrizioni ecc.).

Viceversa, se nell’anno precedente avessi ottenuto un risultato intorno al 47%, sapresti sin da subito che ti mancherebbe circa un 2% per raggiungere una performance adeguata. 

Ovviamente tale discorso vale per lo stesso giorno dell’anno precedente.

Ciò significa che se oggi è mercoledì 15 giugno 2022 e stai monitorando l’OTB, per avere un dato di confronto reale dovresti prendere in considerazione mercoledì 16 giugno 2021.

Tariffe e occupazione 

Grazie al monitoraggio costante dell’OTB, hai la possibilità di capire se la tariffa alla quale vendi è quella giusta o se la strategia messa in atto ha bisogno di migliorie: in questo modo puoi capire quanto e se i prezzi impattano l’occupazione (e viceversa).

Ipotizziamo nuovamente che oggi sia il 5 giugno 2022.

Se alla data odierna la tua struttura risulta occupata in tutti i weekend fino alla fine di settembre 2022, ciò significa che con ogni probabilità hai svenduto le tue camere e perso diverse centinaia di euro di fatturato. 

Come mai?

Ad esempio: se usi un listino fisso, i prezzi restano sempre gli stessi. Giusto?

In questo modo anche il fatturato ne risentirà, dato che non potrà andare oltre un certo limite. Infatti all’avvicinarsi di una data specifica (per esempio il 15 agosto), la domanda tenderà ad aumentare.

E all’aumentare della domanda, lo stesso farà l’offerta (cioè i prezzi). 

Grazie all’OTB, hai la possibilità di incrementare i prezzi in base alla domanda e sfruttare così questa regola di economia.  

In questo modo aumenti le vendite e persino il fatturato della tua struttura.

Ampia prospettiva

In un periodo storico come quello attuale, usare solo i dati storici per analizzare la performance della tua struttura può essere fuorviante.

Infatti tra pandemie, guerre e crisi economiche, confrontarsi con gli anni passati è diventato praticamente impossibile.

Oltre al fatto che definire una strategia commerciale utilizzando esclusivamente i dati storici lascia il tempo che trova. Infatti In questo contesto di dinamicità e cambiamenti repentini, anche il comportamento d’acquisto dei turisti non è più lo stesso.

Per questo motivo, è necessario tenere sempre più in considerazione diversi fattori che cambiano insieme al mercato (e non di conseguenza). 

Sapere in anticipo i comportamenti dei tuoi clienti e i prezzi da proporre è un vantaggio competitivo che non ha eguali.

Per far ciò, non c’è niente di meglio che sfruttare l’intelligenza artificiale di Smartpricing.

In questo modo non dovrai più preoccuparti di analizzare il mercato, né di capire in quale direzione stia andando.

Avere a che fare con tutti questi dati può essere abbastanza dispendioso, soprattutto in un momento di grande fermento come l’alta stagione.

Ecco perché, oggi più che mai, è necessario affidarsi a strumenti automatici che fanno il lavoro al posto tuo e:

• abbattono le probabilità di errore; 
• non hanno giorni di ferie o giornate caotiche;
• sono in grado di elaborare una miriade di dati alla velocità della luce;
• sono in grado di adattare le strategie in atto in pochi istanti. 

Grazie alla propria Business Intelligence, Smartpricing consente di analizzare le performance della propria struttura, compreso quelle “On The Books”. 

All’interno della sezione “STATISTICHE”, tra le altre cose, è possibile confrontare l’andamento attuale rispetto a quello degli anni precedenti. 

E lo puoi fare sia per singola tipologia di camera che per l’intera struttura.

Tutto ciò grazie a dei filtri che permettono di prendere in considerazione sia la data di soggiorno che la data di creazione della prenotazione stessa.

In questo modo, puoi analizzare dati come:

• la performance in termini di fatturato e di occupazione;
• il prezzo medio per notte;
• il revpar.

Vuoi vedere come funziona Smartpricing?

Dai un’occhiata a questo video e scopri come confrontare le performance On The Books della tua struttura ricettiva.