REVENUE

Quali software non possono mancare nella tua struttura ricettiva?

I software per un hotel o struttura ricettiva sono molti: dal più noto gestionale (PMS) al revenue management system. In questo articolo ti mostriamo quali sono i principali e le loro caratteristiche.

Quali sono i principali software per strutture ricettive - Smartpricing

La gestione di una struttura ricettiva come hotel, b&b o affittacamere, non può più fare a meno di alcuni software che facilitano il lavoro dell’imprenditore.

In questo articolo vogliamo aiutarti a fare chiarezza sui principali software per strutture ricettive e a districarti tra le diverse, e complicate, nomenclature (PMS,RMS,CRM,CRS etc…).

Vediamo quindi quali sono le caratteristiche e le funzioni dei software per strutture ricettive oggi in commercio.

Il PMS (Property Management System)

Il PMS, Property Management System, o amichevolmente detto “il gestionale”, è il software per eccellenza all’interno di una struttura ricettiva. 

Le funzionalità principali del PMS sono:

  • gestione delle prenotazioni (dati anagrafici, contabili e preferenze dell’ospite)
  • gestione logistica delle camere (inventario, tableau, manutenzioni e pulizie)
  • gestione contabile (incassi, fatturazione e statistiche)
  • gestione adempimenti (invio schedine alloggiati, invio istat, computo tassa di soggiorno)

Il PMS in pratica funge da centro di raccolta e smistamento dei dati amministrativi e logistici necessari alle funzioni del tradizionale Front e Back Office alberghiero. 

A livello informatico il PMS fa anche da piattaforma alla quale si collegano tutti gli altri strumenti digitali e i software che vedremo tra poco.

Esistono decine di PMS sul mercato italiano, in questa pagina puoi vedere quelli che sono partner di Smartpricing.

Il CRM (Customer Relationship Manager)

Il CRM, Customer Relationship Manager, è il software che raccoglie i dati di contatto anagrafici, di comportamento e di preferenza dei tuoi ospiti e potenziali tali. 

È lo strumento che funge da archivio dati (database) per tutte le attività del reparto marketing e vendite. 

La funzione principale di un CRM è perciò quella di conservare i dati e di suddividere i potenziali clienti per affinità di interessi e bisogni in modo da rendere più mirate ed efficaci le vendite.

Spesso il CRM è completamente integrato nel PMS, ma esistono anche delle piattaforme a sé stanti, soprattutto per mercati diversi da quello turistico.

Il Booking Engine

Il Booking Engine, il “motore di prenotazione”, è in sostanza il tuo catalogo online o, se preferisci, il tuo e-commerce alberghiero. 

In pratica è il software che permette al cliente potenziale di interagire con le tue disponibilità, tariffe e offerte per calcolare preventivi o effettuare prenotazioni in totale autonomia.

Gli scopi principali del Booking Engine sono:

  • rendere i tuoi prodotti disponibili 24 ore su 24, 365 giorni l’anno (quindi sempre)
  • rendere i tuoi prodotti disponibili online (quindi ovunque)
  • rendere il tuo processo di vendita interattivo e tracciabile (il Booking Engine ti mostra statistiche di vendita accurate)

Un Booking Engine deve essere esteticamente gradevole, affidabile e facile da usare per il cliente, ma altrettanto per l’albergatore.

Come per i PMS, anche di Booking Engine ce ne sono tantissimi e molti sono integrati in sistemi All-In-One che includono PMS-Channel-Booking Engine e altre funzioni.

Il Channel Manager

Il Channel Manager, ossia il gestore dei canali, è il software che gestisce in maniera automatica la distribuzione online delle tue tariffe e disponibilità.

Senza questo software dovresti gestire gli annunci sulle OTA (Booking, Expedia, ecc.) singolarmente con il rischio di overbooking (ossia vendere più camere di quante disponi realmente).

Il channel manager controlla in maniera automatica e centralizzata le disponibilità su tutti i canali di vendita in cui decidi di apparire. 

Ciò ti consente di vendere tutte le camere che hai, contemporaneamente, dappertutto e senza il pericolo di overbooking.

Questo si riflette in maniera positiva sulla tua attività sia migliorando la distribuzione delle camere (e quindi l’occupazione), sia riducendo il carico di lavoro umano (risparmio economico e di stress).

Difficilmente ti troverai ad acquistare un channel manager a sé stante poiché è uno strumento talmente importante da essere integrato “di serie” sia dai PMS che dai Booking Engine. 

Alla pagina partner puoi vedere i principali channel manager che si integrano con Smartpricing.

L’RMS (Revenue Management System)

L’RMS, Revenue Management System, è uno dei software di più recente sviluppo e diffusione: il suo scopo è di sostenere l’albergatore o il Revenue Manager fornendo dati utili a migliorare le performance della struttura.

Analizzando e confrontando i dati interni alla struttura e quelli esterni di mercato, l’RMS è in grado di fornire una vera e propria strategia tariffaria che ottimizza le vendite.

Con la recente introduzione dell’Intelligenza Artificiale e del Machine Learning (ossia tecnologie che apprendono nuove informazioni), RMS come Smartpricing calcolano e gestiscono in modo quasi completamente autonomo i prezzi delle camere.

In pratica l’RMS è il software che suggerisce la tariffa di mercato migliore in funzione sia di fattori interni come occupazione e storico delle prenotazioni, che di quelli esterni come pressione della domanda, prezzo medio e camere disponibili sul mercato.

In un altro articolo ti spieghiamo perché è importante adottare un software di Revenue Management, mentre qui trovi una guida al Revenue Management per hotel.

Business Intelligence

La Business Intelligence, o BI, è sia una disciplina che uno strumento: in pratica rappresenta l’analisi dei dati interni di performance della struttura. 

Spesso la Business Intelligence si trova integrata parzialmente nelle aree statistiche dei PMS per ottimizzare il più possibile sia l’ambito commerciale che produttivo.

Lo scopo della Business Intelligence, attraverso statistiche dettagliate, è quello di eliminare le inefficienze e migliorare i punti di forza e la redditività dell’impresa.

Software di Benchmarking

Per migliorare la redditività, oltre a guardare cosa facciamo noi occorre anche guardare cosa fanno le altre strutture intorno a noi.

A questo scopo nascono i vari software di confronto (benchmark) come .STR o il nostrano H-Benchmark. 

Tradizionalmente nascono all’interno delle catene alberghiere per confrontare il rendimento delle varie proprietà in modo da identificare i casi virtuosi e farne esempio per tutti gli altri.

Tuttavia servono anche a identificare le peculiarità di alcuni mercati rispetto ad altri e guidare i futuri investimenti verso quelli a più alto tasso di successo.

A noi questi strumenti servono per osservare la concorrenza e pianificare le strategie aziendali anche in funzione delle opportunità e dei pericoli che il mercato riserva.

Altri software per strutture ricettive

Oltre ai software appena descritti, ne esistono altri più marginali che integrano diverse funzioni, come ad esempio:

  • software per la gestione centralizzata delle prenotazioni della catena alberghiera (CRS)
  • software per la gestione logistica dei magazzini di approvvigionamento
  • software specifici per la rendicontazione di entrate e uscite
  • software per il controllo di gestione esteso
  • software per la creazione di campagne marketing tramite email o profili social
  • software per il controllo della qualità e la gestione della reputazione

Tutti contribuiscono a migliorare le performance della tua struttura, ma è difficile riuscire a usarli in maniera efficiente fin da subito e in un colpo solo.

Il nostro consiglio è di partire con i software più importanti e imparare a usarli davvero, in modo che rendano il tuo lavoro realmente più efficiente e veloce.

Ci riferiamo al PMS, all’RMS e al CRM, ai quali si aggiungono il Booking Engine e il Channel Manager. Questi ultimi due richiedono solo una buona configurazione iniziale, dopodiché richiedono poco utilizzo quotidiano da parte tua. 

I primi tre invece rappresentano il cuore dell’attività ricettiva, perciò dovresti diventare cintura nera nel loro utilizzo.

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Andrea Martelli - Consulente Hospitality e Revenue Manager

Andrea Martelli

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