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Tutto quello che ancora non sai sulla booking window (+ 2 errori da evitare)

Scopri che cos’è la booking window e come può aiutarti a ottenere più prenotazioni nel tuo hotel o struttura ricettiva.

Booking Window: cos’è e perché è importante per il tuo hotel - Smartpricing

In questo articolo parliamo di booking window, ossia la finestra di prenotazione.

È un parametro molto importante nel revenue management ed è fondamentale che tu lo conosca perfettamente per poter aumentare il fatturato del tuo hotel o struttura ricettiva.

Ti mostreremo anche come evitare due errori frequenti in cui tanti gestori cadono quando hanno a che fare con la booking window.

Iniziamo!

Che cos’è la booking window?

La booking window è la finestra temporale che intercorre dal momento in cui un cliente prenota una camera al momento in cui arriva nella tua struttura per iniziare il suo soggiorno.

In pratica la booking window, o finestra di prenotazione, indica con quanto anticipo gli ospiti prenotano da te.

Questo lasso di tempo varia a seconda delle caratteristiche della tua struttura ricettiva, dei tuoi clienti, della tua destinazione, del periodo dell’anno e di altri fattori che vedremo tra poco.

Perché è importante la booking window per il tuo hotel?

Conoscere con quanto anticipo i tuoi clienti prenotano, ti permette di sapere quand’è il momento migliore per offrire le tue camere al prezzo più redditizio per te.

Se fare revenue management significa vendere al prezzo giusto al momento giusto, allora conoscere la booking window significa sapere quand’è questo momento.

Come sfruttare la booking window in una strategia di revenue management.

Immagina che il periodo di maggior affluenza nella tua località sia durante la settimana del 10 agosto e che la booking window per quel periodo sia di tre mesi.

Significa che chi soggiorna da te il 10 agosto prenota verosimilmente intorno al 10 maggio.

In quel periodo tante persone prenotano, anche le strutture concorrenti si riempiono, scende la disponibilità di camere nel mercato e di conseguenza i prezzi si alzano. 

Sarà perciò proprio quello il momento buono in cui vendere il maggior numero di camere ai prezzi più alti possibili approfittando dell’alta domanda e dell’offerta che scende.

Prima di allora la richiesta sarà più bassa e la disponibilità di camere più alta, perciò conviene proporre tariffe più appetibili a chi si muove prima in cerca di offerte vantaggiose.

Tuttavia, abbassare troppo le tariffe in questo periodo significa incoraggiare le vendite a prezzi bassi e rischiare di trovarsi dopo con poche camere da vendere a prezzi alti.

Allo stesso modo, superata la fase calda della booking window la domanda si abbassa nuovamente, ma in questo caso la disponibilità di camere sul mercato resta limitata. 

Secondo il mix specifico di domanda e disponibilità, le tariffe in questa fase potrebbero salire ancora, scendere o rimanere stabili. 

Questa instabilità della domanda fa sì che sia prudente arrivare con poche camere residue durante questa fase.

Riassumendo, conoscere la booking window serve a sapere quando conviene alzare le tariffe, abbassarle o piuttosto mantenerle.

Non conoscerla, al contrario, ti espone seriamente al rischio di commettere grossi errori e di lasciare per strada tanti clienti e fatturato.

Come calcolare la booking window

Per calcolare la booking window media della tua struttura puoi affidarti allo storico delle prenotazioni: prendi a riferimento gli anni passati e osserva con quanto anticipo hai ricevuto la maggior parte delle prenotazioni per ciascuna data o per un determinato periodo.

Oggi puoi ricavare queste informazioni in modo immediato attraverso il tuo channel manager o la tua area riservata sulle OTA.

Le OTA, ad esempio Booking e AirBnb, ti mostrano la booking window relativa soltanto alle prenotazioni avvenute sulla loro piattaforma, quindi confronta sempre questi dati con quelli degli altri tuoi canali di prenotazione.

Considera inoltre che ci sono tanti elementi che influenzano la booking window e che è necessario conoscere per fare revenue management come si deve.

Alcuni di questi non sono nemmeno prevedibili da un anno all’altro, quindi sono ancora più rilevanti.

Gli elementi che influenzano la booking window.

Gli eventi e le manifestazioni

Un evento non previsto nella tua destinazione potrebbe far crescere improvvisamente la richiesta di camere e generare booking window diverse a seconda dei casi.

Prendiamo ad esempio un evento sportivo di importanza internazionale che attira migliaia di appassionati nella tua località.

Se l’evento è programmato con largo anticipo e i biglietti messi a disposizione nove mesi prima, è probabile che la richiesta di camere avverrà nello stesso periodo.

Se invece l’evento fa parte di una competizione ad eliminazione diretta dove la squadra di casa si qualifica appena tre settimane prima, è in quel momento che avrai un’alta richiesta di prenotazioni.

Il meteo

In periodi dell’anno sensibili alle condizioni meteo, la booking window può diventare molto ridotta.

Le persone aspettano infatti fino all’ultimo momento per sapere che tempo farà e decidere se prenotare o no.

Una settimana bianca a febbraio può avere una booking window lunga perché si sa in anticipo che in quel periodo le piste da sci saranno in un modo o nell’altro innevate e aperte.

Se la settimana fosse però ad inizio e fine stagione (fine novembre ad esempio) i clienti potrebbero aspettare di più prima di prenotare per capire quali siano le condizioni climatiche e lo stato della neve.

La distanza attiva alla data

Questo parametro indica il momento in cui i tuoi clienti, una volta prenotato il soggiorno, si mettono in viaggio dalla loro residenza alla tua struttura.

Se i tuoi ospiti vivono a poche ore d’auto dal tuo hotel, allora la distanza attiva alla data è molto ridotta e la booking window può estendersi fino al mattino stesso della loro prima notte.

In pratica puoi provare a vendere loro una camera fino all’ultimissimo minuto.

Se invece i tuoi ospiti vivono dall’altra parte del mondo e devono imbarcarsi su più di un aereo per arrivare da te, la loro distanza attiva alla data è più ampia e la loro booking window termina qualche giorno prima della data di inizio soggiorno.

La provenienza geografica degli ospiti

La provenienza geografica influisce non solo sulla distanza attiva alla data, ma anche sul calendario delle festività nazionali

Le festività religiose o le vacanze scolastiche in cui tante persone vanno in ferie, cambiano infatti da paese a paese. 

Di conseguenza, anche la booking window cambia a seconda della provenienza degli ospiti.

Un esempio tipico è il capodanno cinese che cade tra gennaio e febbraio influendo in maniera importante sulla finestra di prenotazione dei turisti cinesi. 

Nello stesso periodo, la clientela di provenienza italiana prenota di solito con minor anticipo.

Per ogni tuo target di clientela, soprattutto se sufficientemente ampio e conosciuto, dovresti avere la sua booking window segnata sul calendario.

2 errori comuni da evitare con la booking window

Ora che hai visto nel dettaglio come funziona la booking window, vediamo due errori molto comuni che fanno perdere fatturato ad albergatori e gestori di strutture ricettive.

Il primo errore è quello di vendere tutte le camere con troppo anticipo.

Se per le settimane più redditizie dell’anno sei al completo da mesi, stai perdendo dei soldi!

Come abbiamo visto in precedenza, nel periodo di massima affluenza, la richiesta di camere aumenta mentre il loro numero diminuisce.

Tu puoi alzare i prezzi delle camere e aumentare i tuoi margini, ma solo se conservi un numero significativo di stanze libere da vendere in quel periodo.

Se invece le vendi tutte in anticipo a prezzi più bassi, sprechi l’occasione di aumentare il tuo fatturato nel periodo più profittevole della stagione.

Il secondo errore è quello di non considerare la distanza attiva alla data quando si cerca di vendere le camere last minute.

Se superare la finestra di prenotazione è rischioso, superare la distanza attiva alla data è una sentenza definitiva per le tue camere invendute.

Se il tuo target di clientela vive a poche ore di distanza e può decidere all’ultimo istante se soggiornare da te, allora un’offerta last second può essere davvero efficace. 

Tutt’altra faccenda se i tuoi clienti vivono all’estero e hanno bisogno di qualche giorno per coprire la distanza o addirittura di settimane per pianificare ferie e logistica familiare.

Per questi ultimi non ha senso offrire una camera il giorno prima per il giorno dopo, ma questa informazione la puoi sapere soltanto se conosci bene il tuo target e la sua booking window.


Sai che esiste un software che può aiutarti a sfruttare al massimo la booking window, eliminando la complessità di incrociare moltissimi dati?

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