BOOKING WINDOW

Tutto quello che ancora non sai sulla booking window e sulla sua importanza per la tua struttura ricettiva

In questo articolo ti parlo della booking window, ossia la finestra di prenotazione.

Cosa è la booking window

È un parametro molto importante nell’ambito del revenue management ed è fondamentale che tu lo conosca perfettamente per poter aumentare il fatturato del tuo hotel o bed & breakfast.

Iniziamo!

Cos’è la booking window?

La booking window è la finestra temporale che intercorre dal momento in cui un cliente prenota una camera al momento in cui arriva nella tua struttura per iniziare il suo soggiorno.

In pratica la booking window, o finestra di prenotazione, indica con quanto anticipo gli ospiti prenotano da te.

Questo lasso di tempo varia a seconda delle caratteristiche della tua struttura ricettiva, dei tuoi clienti, della tua destinazione, del periodo dell’anno e di altri fattori che ti mostro tra poco.

Perché è importante la booking window?

Conoscere con quanto anticipo i tuoi clienti prenotano, ti permette di sapere quand’è il momento migliore per offrire le tue camere al prezzo più redditizio per te.

Se fare revenue management significa vendere al prezzo giusto al momento giusto, allora conoscere la booking window significa sapere quand’è questo momento.

Ti faccio un esempio: immagina che il periodo di maggior affluenza nella tua struttura sia nella settimana del 10 di agosto e che la finestra di prenotazione per quel periodo sia di tre mesi.

Significa che chi soggiornerà da te il 10 agosto prenoterà verosimilmente intorno al 10 di maggio.

Quello è il momento buono in cui alzare le tue tariffe perché ci saranno tante persone che prenotano e una maggior richiesta di camere.

Prima di allora c’è invece meno richiesta e alzare il prezzo significherebbe allontanare quei clienti che cercano tariffe più vantaggiose.

Allo stesso modo, passata la fase di prenotazione, il numero di camere disponibili si abbassa, la domanda aumenta e puoi permetterti di alzare ancora di più i prezzi.

Conoscere la booking window serve quindi a sapere quando conviene o no alzare le tariffe.

In caso contrario rischi di commettere grossi errori e di lasciare per strada clienti e fatturato.

Come calcolare la booking window

Per calcolare la booking window media della tua struttura puoi affidarti allo storico delle prenotazioni: prendi a riferimento gli anni passati e osserva con quanto anticipo hai ricevuto la maggior parte delle prenotazioni per un determinato periodo.

Oggi puoi ricavare queste informazioni in modo immediato attraverso il tuo channel manager o la tua area riservata sulle OTA.

Le OTA, ad esempio Booking e AirBnb, ti mostrano la booking window relativa soltanto alle prenotazioni avvenute sulla loro piattaforma, quindi confronta sempre questi dati con quelli degli altri tuoi canali di prenotazione.

Considera inoltre che, nonostante questi strumenti ti mostrino la booking window in automatico, ci sono diversi elementi che la influenzano e che devi comunque conoscere per fare revenue management come si deve.

Alcuni di questi non sono nemmeno prevedibili da un anno all’altro, quindi sono ancora più rilevanti.

Ecco quali sono.

 

EVENTI

Un evento non previsto nella tua destinazione potrebbe far crescere improvvisamente la richiesta di camere e generare finestre di prenotazione diverse a seconda dei casi.

Prendiamo ad esempio una partita di calcio di importanza internazionale che attira migliaia di tifosi nella tua località.

Se questa partita è stata programmata con largo anticipo e i suoi biglietti messi a disposizione 9 mesi prima, è probabile che la richiesta di camere avverrà nello stesso periodo.

Se invece la partita fa parte di una competizione ad eliminazione diretta e la squadra di casa si qualifica appena tre settimane prima, è in quel momento che avrai un’alta richiesta di prenotazioni.

 

METEO

In periodi dell’anno sensibili alle condizioni meteo, la booking window può essere molto ridotta perché le persone aspettano fino all’ultimo per prenotare in modo da sapere che tempo farà.

Una settimana bianca a febbraio può avere una booking window ampia perché si sa in anticipo che in quel periodo le piste da sci saranno quasi sicuramente innevate.

Se la settimana fosse però a fine novembre, i clienti potrebbero aspettare fino all’ultimo prima di prenotare per capire quali siano le condizioni climatiche e lo stato della neve.

 

DISTANZA ATTIVA ALLA DATA

Questo parametro indica il momento in cui i tuoi clienti, una volta prenotato il soggiorno, si mettono in viaggio dalla loro residenza alla tua struttura.

Se i tuoi ospiti vivono a poche ore d’auto dal tuo hotel, allora la distanza attiva alla data è molto ridotta e la booking window può estendersi fino al mattino stesso della loro prima notte (cioè puoi provare a vendere loro una camera fino all’ultimo minuto).

Se invece i tuoi ospiti vivono dall’altra parte del mondo e devono imbarcarsi su più di un aereo per arrivare da te, la loro distanza attiva alla data è più ampia e la loro booking window termina qualche giorno prima della data di inizio soggiorno.

2 gravi errori in cui cadi se ignori la booking window

Ora che hai visto nel dettaglio in cosa consiste la booking window, voglio parlarti di due errori molto comuni che fanno perdere fatturato ad albergatori e gestori di B&B che ignorano la finestra di prenotazione.

Il primo errore è quello di vendere tutte le camere con troppo anticipo.

Se per le settimane più redditizie dell’anno sei al completo da mesi, stai perdendo dei soldi!

Nel periodo di massima affluenza di ospiti, la richiesta di camere aumenta mentre il loro numero diminuisce.

Puoi quindi permetterti di alzare i prezzi e aumentare i tuoi margini, ma solo se lasci alcune stanze libere da vendere a ridosso della data.

Vendendole tutte in anticipo a un prezzo ridotto perdi la possibilità di aumentare il tuo fatturato nel periodo più profittevole della stagione.

Il secondo errore è quello di non considerare la distanza attiva alla data quando si cerca di vendere le camere all’ultimo minuto.

Ha senso tenere una camera libera per le prenotazioni last minute ad alto prezzo, ma solo se gli ospiti hanno l’effettiva opportunità di prenotare.

Come ti dicevo poco fa, questa cosa è possibile se il tuo target di clientela vive a poche ore di distanza dalla tua struttura e può decidere all’ultimo istante di soggiornare da te.

Diverso è il discorso se i tuoi clienti vivono all’estero e hanno bisogno di qualche giorno per coprire la distanza tra te e loro.

Per questi ultimi non ha senso offrire una camera il giorno prima per il giorno dopo, ma questa informazione la puoi sapere soltanto se conosci bene il tuo target e la loro booking window media.

Queste erano le cose importanti da sapere sulla booking window e su come sfruttarla al meglio per la tua attività di revenue management.

Sai che esiste un software automatizzato che può aiutarti ancora di più nella gestione della booking window e dei prezzi delle tue camere?

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Lorenzo Savasta Copywriter turistico

Lorenzo Savasta

Copywriter turistico

Aiuta le aziende e gli imprenditori del turismo a crescere attraverso la forza delle parole.

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