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Consigli per le strutture ricettive che vogliono gestire il last minute con successo – guida pratica

Le prenotazioni last minute sono un fenomeno sempre più frequente nel settore dell’ospitalità.

Consigli per gestire i last minute (più guida)

Con lo scoppio della pandemia Covid, il last minute è cresciuto ancora di più: secondo una ricerca di Expedia la booking window media è scesa ad appena 29 giorni nel 2020.

Se sei in grado di gestire le prenotazioni last minute, puoi ottenere grandi benefici per la tua attività e il tuo fatturato.

Se invece non sai come affrontarle, rischi di ritrovarti con le camere vuote o di doverle svendere nel momento più redditizio della stagione.

In questa guida ti mostriamo come gestire il last minute in modo vincente, iniziamo!

Conviene alzare o abbassare i prezzi quando vendi in last minute?

Vendere alcune camere gli ultimi giorni prima del periodo di picco è spesso una condizione inevitabile per la tua struttura ricettiva.

Ti spiego meglio.

Da un lato è sempre probabile che tu riceva una cancellazione improvvisa e rimanga con una camera da vendere last minute.

Una cancellazione ogni tanto è un evento fisiologico, soprattutto adesso che le OTA hanno reso molto semplice questa pratica.

Dall’altro lato, lasciare volontariamente una camera da vendere alla fine ti permette di sfruttare “l’effetto scarsità” e aumentare i tuoi margini di guadagno.

Questo perché le persone sono disposte a spendere di più per qualcosa che tanti vogliono, ma che è disponibile in bassa quantità.

Una camera rimasta libera in alta stagione è un bene scarso molto richiesto che puoi vendere last minute con una tariffa più alta rispetto alla media.

È quindi normale che i prezzi delle camere aumentano mano a mano che si avvicinano le date più frequentate dell’anno.

Negli ultimi anni tuttavia si registra sempre di più il fenomeno opposto: i prezzi delle stanze in una certa località crollano sotto data.

Com’è possibile?

L’andamento della domanda e dell’offerta non dice che all’avvicinarsi della data i prezzi delle camere aumentano?

Non sempre, per due motivi.

Il primo motivo ha a che fare con le cancellazioni gratuite sulle OTA: molti ospiti sfruttano questa possibilità e prenotano più soggiorni per la stessa data.

A ridosso della partenza (e della scadenza della cancellazione gratuita) scelgono la loro prenotazione definitiva e disdicono tutte le altre in pochi click.

Molti hotel e B&B si ritrovano quindi con le camere libere all’improvviso, l’offerta aumenta di colpo e i prezzi scendono.

Il secondo motivo è simile al primo.

Applicazioni come Pruvo e le funzionalità delle stesse OTA permettono di monitorare il prezzo di una struttura anche dopo aver prenotato lì.

Succede quindi che chi ha già prenotato da te scopre che hai abbassato i prezzi per qualche motivo, cancella la sua precedente prenotazione e ne effettua un’altra a tariffa scontata!

A seconda dei casi quindi, per gestire il last minute dovrai agire sui prezzi in maniera opposta.

Se nella tua località la richiesta di camere è alta e tu sei l’unico ad averne disponibili sotto data, allora puoi permetterti di alzare i prezzi last minute.

Se invece la tua destinazione subisce un improvviso aumento di cancellazioni, dovrai abbassare le tariffe e creare delle promozioni appetibili per i viaggiatori.

Qualunque sia la situazione in cui ti trovi, nelle prossime righe ti diamo alcuni consigli pratici su come prevenire le difficoltà e trarre il massimo dalle offerte last minute.

Metti il pilota automatico alle tue prenotazioni

Per gestire le prenotazioni last minute senza impazzire è fondamentale automatizzare tutto ciò che si può.

A ridosso del momento di picco hai una montagna di cose da fare e non puoi dedicare tutto il tuo tempo alle vendite dell’ultimo minuto.

Quali sono gli aspetti che dovresti automatizzare?

Prima di tutto la gestione dei prezzi.

Un revenue manager software ti permette di impostare le tariffe migliori senza dover perdere ore a studiare i competitor e a riempire fogli excel.

È anche importante impostare in anticipo le promozioni last minute che mostrerai sulle OTA.

Sui principali portali di prenotazione puoi decidere dopo quale data sarà attiva una promozione e farla sì che si attivi in automatico.

Visibilità promozioni su booking.com

In ultimo, ma non meno importante, devi avere un channel manager che integri tra loro i tuoi canali di prenotazione e li aggiorni con la disponibilità delle tue camere.

Questo serve sia per evitare l’overbooking, ossia vendere più camere di quante disponi, sia di perdere prenotazioni.

Sarebbe spiacevole se ricevessi una disdetta per telefono e ti dimenticassi di rimettere in vendita la camera su Booking.

Rendi semplice prenotare dallo smartphone

Secondo una ricerca di Criteo, il 70% delle prenotazioni last-minute avviene tramite smartphone.

Chi prenota all’ultimo minuto può non avere il tempo per sedersi comodamente al computer e scegliere con calma una soluzione.

Ha bisogno di agire in fretta e il suo smartphone è perfetto per questa necessità.

Le OTA offrono già la possibilità di prenotare in modo facile e veloce da mobile, ma puoi dire lo stesso del tuo sito web?

Avere un sito e una procedura di prenotazione online facili da utilizzare sui dispositivi mobile è ormai un requisito indispensabile.

Mostra la tua offerta a chi ti conosce già

Nel momento in cui hai una camera libera da vendere last minute, non limitarti a cambiare i prezzi su Booking o AirBnb.

È importante che tu promuova la tua offerta e lo faccia partendo da chi conosce già la tua struttura, meglio ancora se ha già soggiornato da te in passato.

Questo perché chi ti conosce è molto più propenso a prenotare da te rispetto a chi non sa nulla.

Inoltre, se vendi a un potenziale cliente che hai già ospitato in passato, risparmi sul budget e sul tempo necessario a intercettarlo.

Promuovi quindi la tua offerta last minute ai tuoi contatti social e alla tua lista email, ossia ai contatti di cui sei già in possesso.

Vendi le camere in modo progressivo

Vendere tutte le camere con largo anticipo è il sogno di ogni gestore inesperto, in realtà è una mossa tutt’altro che profittevole.

Vendendo tutte le stanze in anticipo non sfrutteresti l’effetto scarsità di cui ti parlavo prima.

Inoltre avresti dei margini ridotti perché venderesti quando la domanda è ancora bassa e non potresti alzare i prezzi.

Considera poi che chi prenota con largo anticipo è molto più propenso a cancellare la prenotazione rispetto a chi prenota a ridosso dell’inizio del soggiorno.

Pensa se ciò dovesse succedere: vendi a un prezzo poco redditizio per poi ritrovarti le camere vuote nel momento più intenso dell’anno!

Se invece vendi le tue camere in modo progressivo, cioè poco alla volta man mano che si avvicina la data di picco, hai un doppio vantaggio.

Prima di tutto sfrutti la domanda crescente per vendere a prezzi sempre più alti.

In secondo luogo ti prepari per tempo alle prenotazioni last minute e riesci a vendere le ultime camere senza farti travolgere dagli eventi.

Proteggiti con la cancellation policy

Ogni volta che vendi una camera last minute, assicurati di che la cancellation policy ti copra!

Che significa nel concreto?

Non puoi permetterti che anche le prenotazioni last minute siano cancellabili, quindi verifica che sia sempre prevista una penale nel caso dovesse succedere.

Ancora più importante, quando pubblichi un’offerta last minute assicurati che chi ha già prenotato sia oltre il periodo di cancellazione gratuita.

Pensa se gli ospiti che hanno prenotato settimane prima cancellano il loro soggiorno gratis e prenotano di nuovo da te al prezzo scontato della nuova offerta!

Mantieni il sangue freddo di fronte alle cancellazioni dell’ultimo minuto

Cosa fare se all’ultimo istante ricevi più cancellazioni di quanto credevi?

Anche se hai preso tutte le precauzioni possibili, può capitare di ritrovarsi a ridosso dell’alta stagione con più camere invendute del previsto.

La prima cosa che devi fare è mantenere la calma ed evitare di agire sull’onda dell’emotività.

Guardati intorno e osserva i tuoi concorrenti: le loro strutture sono tutte piene?

Se hai sempre lavorato bene, le tue cancellazioni potrebbero essere un caso sporadico e puoi permetterti di alzare i prezzi per vendere le ultime camere rimaste.

Se invece anche i tuoi competitor hanno un improvviso aumento di camere invendute, la situazione è più delicata e devi agire in modo accorto.

Il rischio è quello di abbassare i prezzi in modo selvaggio per riuscire ad accaparrarsi qualche ospite in più al posto degli altri.

Scoppia così una guerra dei prezzi dove le strutture riducono le tariffe in modo spropositato e vince quella con i costi fissi più bassi e che riesce a scendere più delle altre.

Anche se può sembrarti l’unica percorribile, questa pratica è in realtà distruttiva per la tua struttura, per 3 motivi.

PERCHÉ SVALUTI LA TUA ATTIVITÀ

La tua struttura ricettiva perde la sua identità se viene scelta solo su base economica.

Tutto ciò che hai fatto per dimostrare che il tuo hotel o B&B è diverso dagli altri viene meno quando il prezzo basso diventa la tua unica arma per vendere last minute.

PERCHÉ PERDI FATTURATO NEL LUNGO PERIODO

È possibile che abbassando bruscamente i prezzi tu riesca a vendere le ultime camere disponibili per un certo periodo.

Ma hai pensato alle ripercussioni che avrai in futuro?

Per te sarà difficile tornare a vendere a prezzi più alti dopo aver mostrato a tutti che puoi scendere fino al tuo margine minimo.

Se poi vendi al prezzo più basso possibile, attiri quegli ospiti che guardano solo il prezzo e non si affezioneranno alla tua struttura.

Non puoi pensare che questo tipo di clienti tornerà da te negli anni successivi, a meno che tu non continui a fare a gara a chi vende al prezzo più basso.

PERCHÉ PERDI CREDIBILITÀ CON I CLIENTI CHE HANNO GIÀ PRENOTATO

Immagina cosa penseranno gli ospiti che hanno prenotato in anticipo a prezzo pieno quando sapranno che le ultime stanze le hai svendute a pochi spiccioli.

Sicuramente non ci farai una bella figura e non puoi pensare che l’anno prossimo torneranno da te alle stesse condizioni.

Quando la tua località ha un’alta offerta di camere last minute, la soluzione migliore e è sì abbassare i prezzi di quelle vuote, ma al massimo del 10-15% rispetto alla tua tariffa del periodo.

Scendere oltre può avere un effetto deleterio per i motivi scritti sopra.

Se anche così non riuscissi a vendere le camere invendute, ha più senso tenerle vuote e pianificare meglio le prenotazioni dei prossimi mesi.

Seguendo questi consigli riuscirai a gestire le offerte last minute con successo e senza farti sopraffare dagli eventi.

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Lorenzo Savasta Copywriter turistico

Lorenzo Savasta

Copywriter turistico

Aiuta le aziende e gli imprenditori del turismo a crescere attraverso la forza delle parole.