Mini guida al Booking Engine: cos’è, come funziona, come sceglierlo.

Un booking engine (BE) è un software che consente ai tuoi clienti di prenotare una camera direttamente presso la tua struttura in modo semplice, veloce e sicuro. 

Solitamente, il booking engine è integrato all’interno del tuo sito web e permette ai potenziali ospiti di cercare e confrontare diverse opzioni di prenotazione, scegliere quella che preferiscono e completare l'acquisto.

I tuoi clienti possono così prenotare una camera facilmente senza dover fare telefonate o inviare email. Inoltre, possono visualizzare i prezzi in tempo reale e beneficiare di eventuali offerte speciali. 

Tu invece puoi gestire le prenotazioni in modo automatizzato e ridurre gli sforzi di gestione delle camere e dei pagamenti.

Non solo, un booking engine ti aiuta ad abbattere le commissioni delle OTA dal momento che permette agli ospiti di prenotare direttamente da te senza intermediari.

Il booking engine può essere integrato con altri software alberghieri come il gestionale (PMS) e il channel manager. Molti booking engine sono già integrati di default all’interno di programmi all-in-one acquistabili in un’unica soluzione.

Per un potenziale cliente, il funzionamento di un booking engine segue di solito i seguenti passaggi.

Ricerca: le persone possono cercare le opzioni di prenotazione disponibili utilizzando diverse opzioni di filtro, come le date di viaggio, il tipo di camera, i servizi offerti e altro ancora.

Confronto: una volta effettuata la ricerca, il booking engine mostra le diverse opzioni di prenotazione disponibili con le relative tariffe e dettagli. I clienti possono confrontarle tra loro e scegliere quella che preferiscono.

Prenotazione: dopo aver scelto la camera, le persone possono completare l'acquisto online inserendo i loro dati personali e di pagamento.

Conferma: una volta completata la prenotazione, il booking engine invierà una conferma all'indirizzo email del cliente (e al tuo). Il messaggio includerà diversi dettagli, come il numero di prenotazione, le date di viaggio e i termini di cancellazione.

Per te che gestisci la struttura ricettiva invece, il booking engine permette di:

• Caricare e modificare le diverse tipologie di camera, i servizi aggiuntivi, le termini di cancellazione, i prezzi, le offerte speciali, ecc.
• Ricevere i pagamenti rapidamente e comodamente;
• Ricevere i dettagli delle prenotazioni con i dati del cliente.

Ci sono diversi vantaggi nell'utilizzo di un booking engine sia per te che gestisci la struttura, sia per i tuoi clienti.

Per te, i principali vantaggi sono:

• Possibilità di disintermediare dai portali OTA e risparmiare sui loro costi di commissione (solitamente dal 14% al 15%);
• Aumento delle prenotazioni dal tuo sito web:
• Possibilità di comparire su Metasearch come Trivago, TripAdvisor e Google;
• Risparmio di tempo nella gestione del processo di prenotazione, vendita e pagamento;
• Possibilità di fidelizzare i tuoi clienti inserendo sconti personalizzati;
• Possibilità di proporre facilmente servizi aggiuntivi in Up-Selling e Cross-Selling.

Per i tuoi clienti invece, i vantaggi includono:

• Comodità e rapidità nel cercare e prenotare camere direttamente online senza telefonate o invio di email;
• Possibilità di vedere le tariffe delle camere aggiornate in tempo reale;
• Usufruire di offerte promozionali o tariffe speciali non disponibili altrove;
• Sicurezza nel proteggere i loro dati di prenotazione e nell’effettuare transazioni sicure.

Quali sono gli elementi da valutare quando devi scegliere un booking engine? Vediamoli uno per uno.

Assicurati che il booking engine si integri facilmente con gli altri software che utilizzi quotidianamente come il PMS, il Channel Manager e il software di Revenue Management. 

In questa pagina puoi vedere quali sono i software che si integrano con Smartpricing.

Verifica che il booking engine offra le funzionalità di cui hai realmente bisogno.

Il booking engine deve poterti mostrare facilmente le statistiche di utilizzo e prenotazione. 

È inoltre fondamentale che si colleghi a Google Analytics in modo che tu possa analizzare le performance del tuo sito e vedere qual è il suo tasso di conversione (ossia quanti visitatori prenotano effettivamente da te).

Se alcune di queste espressioni non ti sono chiare, consulta il nostro glossario del revenue management.

Assicurati che il booking engine sia facilmente personalizzabile e che possa riprendere l’aspetto grafico del tuo sito internet.

Il booking engine deve essere facile da usare sia per te che per i tuoi potenziali ospiti. È dunque importante che sia intuitivo e con una grafica chiara e lineare. Non deve inoltre essere troppo lento nel caricare i contenuti.

L’obiettivo è che il cliente riesca a prenotare in pochi click senza distrazioni. 

A questo proposito, è utile provare il booking engine di persona prima di acquistarlo. Vai sul sito di una struttura che utilizza il booking engine che ti interessa e simula una prenotazione (fermati soltanto quando ti viene richiesto il pagamento). 

Solo così saprai se il software è realmente semplice da usare per i tuoi clienti.

È importante che l’interfaccia del booking engine sia adattabile a qualsiasi tipologia di schermo (smartphone, tablet, pc) e che il sistema sia compatibile con tutti i browser esistenti.

Verifica che il booking engine si integri con i principali Metasearch, in modo da aumentare la visibilità online della tua struttura.

Assicurati che il booking engine sia supportato da un team di assistenza clienti rapido ed efficiente.

Valuta attentamente i costi associati al booking engine, inclusi i costi di licenza, i costi di implementazione e i costi di manutenzione.

È imprescindibile che il booking engine sia protetto da connessione criptata, cioè dotato di tecnologia certificata SSL che fa sì che i dati di pagamento rimangano al sicuro.

Fai ricerche online e leggi le recensioni dei diversi booking engine per avere un'idea della loro reputazione e della qualità del loro servizio.

Quando ti metti in contatto con l’azienda che rilascia il software, chiedi che ti vengano dati i nomi di altre strutture che lo utilizzano. Visita quindi i loro siti e osserva come il booking engine si integra all’interno.

Il booking engine ti permette di ricevere prenotazioni dirette e aumentare i tuoi margini di guadagno, ma non è in grado di suggerirti i prezzi migliori a cui vendere le camere.

Se non applichi prezzi davvero redditizi, avere un buon booking engine diventa inutile.

Come puoi dunque applicare i prezzi migliori per te, ossia quelli che aumentano i tuoi utili e non svalutano la tua struttura?

La soluzione si chiama Smartpricing, il primo software italiano di prezzi dinamici e Revenue management che ti aiuta ad aumentare l'efficacia delle tue strategie di prezzo.

Oltre a essere estremamente semplice da usare, Smartpricing si integra con i principali booking engine e software alberghieri presenti sul mercato.

Parla con un nostro consulente e scopri subito, senza impegno, come Smartpricing può aiutarti!